På en svensk myndighet har man kontakt med tusentals i form av både privatpersoner och företag. Alla ärenden inkom tidigare i pappersform och arkiverades därefter.  Vid varje tillfälle ett specifikt dokument behövdes av någon bar det av till arkivrummet och manuell sökning. Detta undvek man därför in i det längsta.

Våra dokumenthanteringslösningar ger varje person rätt information i rätt tid – vilket är grunden till bra beslutsfattande. Problemet är oftast inte brist på information utan snarare avsaknad av rätt information och ett överflöd av inaktuell sådan. I allmänhet gäller det att börja smått och bygga på därefter. Då blir även resultatet synligast. Självklart ska inte dokumenten behöva upprättas mer än en gång. Vi kopplar ihop befintliga eller externa databaser och ser till att ni inte behöver göra dubbelt arbete.

Ett effektiv dokumenthanteringssystem kan innefatta:

• Generella och specifika nyheter/meddelanden
• Behörighetsstyrda dokument och mötesplatser
• Versionshantering och ännu ej upprättade dokument
• Kalender och bokningssystem